Návod k rezervačnímu systému
Globální konfigurace
Pro vstup do Globální konfigurace se musíte přihlásit jako administrátor. V menu klikněte na 
a pak na GLOBÁLNÍ KONFIGURACE.
Nastavení registrace
Zobrazovat pravidla - zde si můžete nastavit, zda zobrazit při registraci uživatelů "pravidla" (podmínky) užívání Vašeho rezervačního systému. Co do pravidel uvedete zaláží pouze va Vás. Pravidla můžete nastavit (editovat) kliknutím v menu na 
Aktivace nového účtu přes e-mail - zaškrtnutím této možnosti bude každému nově registrovanému uživateli zaslán aktivační e-mail, ve kterém bude uvedena adresa (link), na kterou stačí pouze kliknout a registrace bude dokončena. Pokud toto uživatel neprovede, nebude registrace dokončena! Aktivace nového účtu přes e-mail je bezpečnostní opatření proti nežádoucím registracím.
Nastavení e-mailu
E-mail odesilatele rezervace - zde si můžete nastavit, z jaké adresy bude odeslána uživatelům informace o provedené registraci. Můžete zadat Jméno + e-mailovou adresu, jako je uvedeno níže v prvním příkladu. Pokud nechcete zadávat Jméno, může být nastavena pouze e-mailová adresa, jako je uvedeno v příkladu 2.
Formát zadávání e-mailu je např: Rezervace <neco@email.cz> (jako v příkladu 1) nebo <neco@email.cz> (jako v příkladu 2)
E-mail(y) administrátora - zadejte e-mail, na který budou odesílány informace o registracích a rezervacích uživatelů. E-mailů můžete zadat více. Jednotlivé e-maily stačí oddělit čárkou. Na zadané e-maily bude také zasílána informace o stavu financí na SMS bráně (pokud bude SMS brána nastavena).
Podpis v e-mailu - zde si můžete nastavit podpis do e-mailů, které budou odesílány z Vašeho rezervačního systému. Co si zde nastavíte, záleží na Vás.
Nastavení SMS
Nastavte, pouze pokud chcete využívat automatické odesílání SMS zpráv z Vašeho rezervačního systému. Pokud zasílání SMS nevyžadujete, nic zde nastavovat nemusíte.
Maximální počet odeslaných SMS - Zde si můžete nastavit, jaký počet SMS může být maximálně v jeden den automaticky odeslán z rezervačního systému jednomu uživateli. Je to opatření pro takového uživatele, který by se zbytečně rezervoval a následně odhlašoval z lekcí a Vám tak utrácel kredit na sms bráně. S tímto nastavením souvisí také nastavení kalendáře, konkrétně "Nastavení automatického odesílání SMS"
SMS číslo administrátora - zadejte ID číslo z sms brány (např. u smsbrana.cz je to nastavené ID číslo) nebo mobilní číslo (např. u klikniavolej.cz), na které se budou odesílat SMS zprávy pro administrátora. Tedy majitele nebo člověka, který se stará o Vaše fitness. S tímto nastavením souvisí také nastavení kalendáře, konkrétně "Nastavení automatického odesílání SMS"
SMS na administrátora o vyčerpání denního SMS limitu - zaškrtněte, pokud chcete aby byla zaslána SMS zpráva na číslo administrátora s informací, pokud některý uživatel překročil denní limit pro odesílání SMS. S tímto nastavením souvisí také "Maximální počet odeslaných SMS"
SMS brána username, SMS brána heslo, SMS brána - odesílatel a SMS brána - třída - aby mohl rezervační systém automaticky odesílat SMS zprávy, je nutno aplikaci propojit s třetí službou zajišťující odesílání SMS zpráv (např. smsbrana.cz, klikniavolej.cz, ..... ). U takové služby je zpravidla nutno se nejprve zaregistrovat a dále postupovat podle jejich dokumentace. Zde pak vyplníte Vaše uživatelské jméno (SMS brána username), Vaše přihlašovací heslo (SMS brána heslo), číslo, které bude zobrazeno v SMS zprávě jako odesílatel (SMS brána - odesílatel) a třída SMS brány, která se bude používat pro odesílání SMS zpráv (SMS brána - třída). Odesílání SMS zpráv z rezervačního systému je nachystáno pro smsbrana.cz a klikniavolej.cz, pokud budete používat jinou bránu, než smsbrana.cz nebo klikniavolej.cz, informujte nás a my Vám k této bráně napíšeme "třídu", kterou můžete používat. Pokud si s nastavením nebudete vědět rady, vše Vám nastavíme.
SMS brána - spodní finanční limit - pokud budete využívat automatického odesílání SMS zpráv z rezervačního systému, tak zde si můžete nastavit spodní finanční limit. To znamená, že pokud Vaše částka klesne pod zde zadaný limit, budete informováni SMS zprávou i e-mailem o nízkém zůstatku financí na Vašem účtu pro odesílání SMS. E-mail bude zaslán na adresu, kterou jste zadali do "E-mail(y) administrátora" a SMS bude odeslána na číslo, které jste zadali do "SMS číslo administrátora". Toto nastavení Vám pomůže hlídat finanční částku určenou pro odesílání SMS zpráv. Jak vysokou částku pro odesílání SMS zpráv nabijete a jaky si nastavíte spodní limit, záleží pouze na Vás. Pro každé fitness se toto může lišit s ohledem na velikost a návštěvnost fitness centra.
Nastavení uložíte kliknutím na ULOŽIT NASTAVENÍ
Nastavení kalendáře (sportu)
Pokud provozujete více sportů, každý sport (kalendář) si můžete nastavit jinak. Například ze Spinningu můžete nechat automaticky odesílat SMS zprávy, ale z kalendáře pro Alpinning se žádné informační SMS odesílat nebudou nebo kalendář pro Aerobik může začínat v 6:00 ráno, ale kalendář pro Pilates bude začínat v 15:00 odpoledne.
Pro vstup do nastavení jednotlivého kalendáře (sportu) se musíte přihlásit jako administrátor. V menu klikněte na a pak klikněte na kalendář (sport), který chcete nastavit (pro tento návod např. spinning).
V nastavení každého kalendáře (sportu) jsou dvě nastavení: Hlavní nastavení kalendáře a Nastavení automatického odesílání SMS
Hlavní nastavení kalendáře
E-mail odesílatele - v každém kalendáři (sportu) si můžete nastavit, z jaké adresy budou odesílány informace uživatelům. Pokud provozujete několik kalendářů (sportů), můžete vše nastavit tak, aby byl název každého kalendáře uveden jako odesílatel, jako je zobrazeno níže v příkladu 3. Pokud nechcete zadávat název, může být nastavena pouze e-mailová adresa, jako je zobrazeno níže v příkladu 2.
Formát zadávání e-mailu je např: Spinning <neco@email.cz> (jako v příkladu 3) nebo <neco@email.cz> (jako v příkladu 2)
Zobrazovat proběhlé lekce - v každém kalendáři (sportu) si můžete nastavit, zda před uživateli (navštěvníky stránek) nechat zobrazené již proběhlé lekce nebo tyto lekce skrýt.
Počáteční hodina - v každém kalendáři (sportu) si můžete nastavit, v kolik hodin bude kalendář začínat. Pokud provozujete lekce ve večerních hodinách, můžete nastavit, aby kalendář začínal až třeba v 18:00. Nemusí se tak zbytečně zobrazovat hodiny, ve kterých se nic nekoná.
Počet hodin - zde si můžete nastavit, kolik hodin bude v kalendáři zobrazeno (kolik hodin bude mít kalendář celkem). S tímto nastavením souvisí také "Počáteční hodina"
Max. opakování - nastavte, kolik opakování (v týdnech) se bude zobrazovat při zakládání lekcí. Počtem opakování se myslí, kolik týdnů se bude lekce opakovat. Budete-li zakládat pravidelné lekce, můžete nastavit opakování na takovou dobu, jakou potřebujete. Naopak, pokud budete zakládat jednorázovou lekci, nastavte opakování 0 a lekce se v kalendáři zobrazí jen jednou. Pokud se rozhodnete některou pravidelnou lekci zrušit, lze všechna opakování smazat nebo můžete smazat pouze některé týdny, vše je plně nastavitelné.
Otevření lekcí (počet dnů) - zadejte na kolik dnů "dopředu" se mohou lidé rezervovat na lekce.
Příklad:
Dnes je 1.3. a pokud zadáte počet dnů 14, tak uživatelé se budou moct rezervovat maximálně do 14.3. Na 15.3. se už nepůjde rezervovat.
Toto opatření je vhodné pro to, aby nedocházelo k zbytečným rezervacím např. měsíc dopředu.
Max. počet rezervací na uživatele - zde můžete nastavit, kolikrát se může každý uživatel rezervovat na lekci. Toto nastavení se může hodit, pokud by například někco chtěl vzít na lekce kamarády. Bez ohledu na toto nastavení pak můžete ve výpisu uživatelů komukoliv nastavit neomezený počet rezervací na lekci (např. pro známé nebo dlouhodobé návštěvníky Vašeho fitness).
Max. počet náhradníků - nastavte, kolik náhradníků se může rezervovat na zaplněnou lekci. Umožněním rezervovat na lekce náhradníky zvýšíte šanci na větší zaplnění lekcí. Zadáte-li počet náhradníků 0 (nula), rezervace náhradníků bude vypnuta (nikdo se nebude moct rezervovat na lekci jako náhradník).
Jak to funguje?
Pokud je lekce plně obsazená a zarezervuje se na ni náhradník, tak v momentě, kdy jeden z uživatelů rezervaci zruší, náhradník se automaticky přesune na lekci. O tomto přesunu je informovám e-mailem. Většina lidí ale nemá neustálý přístup na e-mail a tak je možné, že tento e-mail si přesunutý náhradník přečte až někdy po proběhnutí lekce.
Pro tyto případy umí rezervační systém zasílat i SMS zprávy na mobil uživatelů. Přesunutý náhradník je tak okamžitě informován o svém přesunu na lekci a Vy tak uděláte maximum pro zaplnění všech Vašich lekcí.
Počet strojů k rezervacím - pokud umožníte uživatelům rezervaci na konkrétní stroje, zde můžete zadat počet strojů, na které se budou moci konkrétně rezervovat.
POZOR! Tímto nastavením nezadáváte počet strojů na lekci. Zde pouze nastavujete, zda se uživatelé budou moci rezervovat na konkrétní stroje a na kolik strojů. Zadáte-li počet strojů k rezervacím 0 (nula), rezervace na konkrétní stroje bude vypnuta.
Počet strojů na jednom řádku - pokud umožníte rezervaci na konkrétní stroje, zde si můžete nastavit, kolik strojů se zobrazí na jednom řádku. Toto zobrazení uvidí uživatelé, kteří se budou rezervovat na konkrétní stroje. Jde pouze o vizuální úpravu. S tímto nastavením souvisí také "Počet strojů k rezervacím"
Odstavené stroje - pokud umožníte rezervaci na konkrétní stroje, zde si můžete v případě potřeby (poruchy, atd.) jednotlivé stroje odstavit (nebudou se uživatelům zobrazovat při rezervaci na konkrétní stroje). Stačí zadat čísla strojů. Jednotlivá čísla strojů oddělujte čárkou. S tímto nastavením souvisí také "Počet strojů k rezervacím"
Počet hodin pro penalizaci - zde si můžete nastavit, kolik hodin před začátkem lekce může uživatel zrušit rezervaci bez penalizace. To, jestli chcete rušení rezervací např. nějakou krátkou dobu před začátkem lekce penalizovat, zaleží pouze na Vás. Pokud některý uživatel bude nezodpovědně rušit rezervace krátce před začátkem lekce, může Vám způsobit menší obsazení na lekcích. Tímto způsobem můžete dát uživatelům najevo, že rušení například 8 hodin před začátkem lekce bude penalizováno. Jak bude uživatel penalizován, záleží na Vás (např. zaplacením poloviny ceny).
Pokud provedete toto nastavení, je vhodné tuto informaci napsat uživatelům do Pravidel registrace, nastavení - "Zobrazovat pravidla"
Příklad:
Lekce bude začínat v 20:00, počet hodin pro penalizaci bude nastaven na 8 hodin. Pokud uživatel zruší rezervaci před časem 12:00, nebude penalizován. Pokud ale zruší rezervaci po dvanácté hodině, bude penalizován.
Všechny tyto informace o penalizaci jsou v okamžiku zrušení rezervace automaticky odeslány uživateli, který zrušení provedl a majiteli rezervačního systému (tedy Vám). Nemusíte tak počítat, jestli má být zrušení rezervace penalizováno nebo nikoliv. Vše je uvedené v e-mailu.
Formát instruktorova jména - zde můžete nastavit, v jakém formátu se bude u lekcí zobrazovat instruktorovo jméno.
Možné kombinace pro zobrazení instruktorova jména:
| FN - Jméno | LN - Příjmení | FN LN - Jméno + Příjmení | LN FN - Příjmení + Jméno |
Nastavení uložíte kliknutím na ULOŽIT NASTAVENÍ
Nastavení automatického odesílání SMS
Pro správné fungování automatického odesílání SMS zpráv z rezervačního systému, je nutné nastavit v globální konfiguraci "Nastavení SMS"
Nastavení odesílání SMS pro uživatele
Uživatel rezervace - pokud zaškrtnete, každému uživateli, který se rezervuje na lekci, bude zaslána informační SMS zpráva o provedené rezervaci.
Uživatel - zrušení rezervace - pokud zaškrtnete, každému uživateli, který zruší rezervaci na lekci, bude zaslána informační SMS zpráva o zrušení rezervace.
Uživatel - přesun náhradníka - pokud zaškrtnete, každému uživateli, který bude přesunut na lekci z pozice náhradníka, bude zaslána informační SMS o tomto přesunu. Uživatel je tak ihned informován o svém přesunu na lekci.
Toto nastavení může zvýšit zaplnění Vašich lekcí. Uživatelé jsou okamžitě informováni SMS zprávou o svých přesunech na lekce.
Nastavení odesílání SMS pro administrátora
Administrátor rezervace - pokud zaškrtnete, na číslo administrátora bude zaslána informační SMS zpráva o KAŽDÉ rezervaci v tomto kalendáři.
Administrátor - zrušení rezervace - pokud zaškrtnete, na číslo administrátora bude zaslána informační SMS zpráva o KAŽDÉM zrušení rezervace v tomto kalendáři.
Administrátor - přesun náhradníka - pokud zaškrtnete, na číslo administrátora bude zaslána informační SMS zpráva o KAŽDÉM přesunu náhradníka na lekci v tomto kalendáři.
Nastavení uložíte kliknutím na ULOŽIT NASTAVENÍ